Toute la documentation Pahono, de A à Z

Pahono est un assistant de réservation par intelligence artificielle pour les commerces de Polynésie et de Nouvelle-Calédonie. Il discute avec vos clients là où ils sont déjà — WhatsApp, Messenger, Instagram — comprend ce qu'ils veulent, et place le rendez-vous dans votre agenda. Vous, vous supervisez tout depuis le tableau de bord.

En 3 temps :

• Le client écrit « Bonjour, je voudrais une coupe demain ».
• L'IA répond : elle propose les créneaux libres et collecte le nom du client.
• Le rendez-vous est confirmé et apparaît dans votre calendrier — sans que vous touchiez à votre téléphone.

Une checklist intégrée vous guide dès la première connexion. Voici l'ordre conseillé :

1. 1

   Créez votre compte

   Inscrivez-vous, choisissez votre secteur (coiffure, beauté, santé, restauration…). Des modèles pré-remplis accélèrent la mise en route.

2. 2

   Ajoutez vos services

   Nom, durée et prix de chaque prestation. C'est ce que l'IA proposera à vos clients.

3. 3

   Définissez vos horaires

   Heures d'ouverture par jour, pauses, jours fermés. L'IA ne proposera jamais un créneau hors de ces plages.

4. 4

   Remplissez la base de connaissances

   Parking, moyens de paiement, politique d'annulation… L'IA répond directement à partir de ces infos.

5. 5

   Connectez un canal

   WhatsApp, Messenger ou Instagram. Vos clients vous écrivent là où ils préfèrent.

6. 6

   Testez, puis activez

   Essayez votre bot sur le chat de démonstration. Quand vous êtes satisfait, activez-le : il commence à répondre à de vrais clients.

Pahono répond sur trois canaux. Vous les connectez depuis Canaux dans le tableau de bord.

• WhatsApp — le canal le plus utilisé en Polynésie et en Nouvelle-Calédonie. Connexion en quelques clics ; vos clients écrivent à votre numéro professionnel.
• Facebook Messenger — relié à votre Page Facebook. Les messages de la Page arrivent directement à l'assistant.
• Instagram — les messages privés (DM) de votre compte Instagram professionnel.

Ce sont les deux réglages qui pilotent les disponibilités proposées par l'IA.

• Services : chaque prestation a un nom, une durée et un prix. La durée détermine la longueur du créneau réservé.
• Horaires : ouverture/fermeture par jour, avec pauses possibles (ex. coupure déjeuner).
• Congés & jours fermés : bloquez des journées entières (vacances, jours fériés).
• Blocage de créneaux : réservez des plages pour vous (réunion, pause) — l'IA ne les proposera pas.
• Temps tampon : ajoutez quelques minutes entre deux rendez-vous (nettoyage, préparation).
• Multi-praticien : plusieurs agendas en parallèle si vous êtes plusieurs.

C'est la « mémoire » de votre commerce. Tout ce que vous y mettez, l'IA peut le restituer : parking, accès, moyens de paiement, politique d'annulation, produits, promotions…

Plus elle est riche, moins l'IA renvoie vers un appel téléphonique. Une base bien remplie = un assistant qui répond vraiment à vos clients.

L'assistant lit votre configuration (services, horaires, base de connaissances) et mène la conversation tout seul : il comprend la demande, propose des créneaux, collecte le nom et le contact, et réserve.

Personnalisation

• Donnez-lui un nom (ex. « Maeva ») et un ton (chaleureux, formel, décontracté).
• Définissez un message d'accueil personnalisé.
• Ajoutez des instructions spécifiques à votre activité.

Tester avant d'activer

Depuis Test du chatbot, discutez avec votre assistant exactement comme le ferait un client. Ce test valide l'étape « Tester » de la checklist et débloque l'activation. Transparence : l'assistant se présente toujours comme une IA, jamais comme un humain.

Quand l'IA confirme un rendez-vous, il est créé immédiatement et visible partout.

• Confirmation instantanée au client (sur son canal + email s'il en a fourni un).
• Vue calendrier dans le tableau de bord (jour / semaine).
• Synchronisation Google Calendar bidirectionnelle : les rendez-vous Pahono apparaissent dans votre agenda, et vos événements Google bloquent les créneaux (zéro double-réservation).
• Acompte (optionnel) : demandez un acompte pour confirmer, par RIB ou paiement en ligne.
• Modifier / annuler : le client peut reprogrammer via un lien sécurisé (ou en répondant simplement au bot sur WhatsApp). Le déplacement met à jour la base et votre Google Calendar.

Chaque réservation crée ou met à jour une fiche client. C'est la mémoire qui permet à l'assistant de reconnaître un client qui revient.

• Fiches clients : nom, contact, historique des rendez-vous.
• Client fidèle : l'IA peut proposer « comme d'habitude ? » à un habitué.
• Suivi des absences : après un no-show, un message de relance propose de reprendre rendez-vous.
• Demandes d'avis : Pahono peut solliciter automatiquement un avis après la prestation.

• Rappels automatiques avant chaque rendez-vous (délai configurable, ex. 24h et 2h avant) — ils réduisent fortement les rendez-vous manqués.
• Campagnes : envoyez un message à un segment de clients (promotion, réouverture…).
• Désinscription : chaque message marketing inclut un moyen de se désabonner (conformité). Les clients désinscrits ne reçoivent plus de campagnes.

Vous souscrivez à une formule sans engagement, résiliable à tout moment. Le paiement est immédiat à la souscription ; vous configurez et testez votre assistant, puis vous l'activez quand vous êtes prêt.

• Plusieurs formules sans engagement (mensuel ou annuel — 2 mois offerts en annuel).
• Paiement sécurisé par notre prestataire de facturation (Freemius). Vos coordonnées bancaires ne transitent jamais par Pahono.
• Changement de formule à tout moment depuis la page Abonnement.
• Résiliation libre — l'accès reste actif jusqu'à la fin de la période réglée.

• Communications chiffrées (TLS) de bout en bout.
• Tokens d'accès aux réseaux (WhatsApp/Meta) chiffrés au repos.
• Accès strictement cloisonné : un commerce ne voit jamais les données d'un autre.
• Aucune donnée vendue ni cédée à des tiers à des fins publicitaires.
• Droits RGPD : vous (et vos clients finaux) pouvez demander l'export ou la suppression des données à tout moment.

Détails complets dans nos règles de confidentialité et nos conditions.

• « Le bot ne répond pas » — vérifiez qu'il est bien activé (interrupteur dans le bandeau du tableau de bord) et que la checklist de mise en route est complète.
• « Impossible d'activer le bot » — il manque une étape : services/horaires, base de connaissances, un canal connecté, ou le test du chatbot. La checklist indique précisément ce qui reste.
• « Le bot dit qu'il est en cours de configuration » — ajoutez au moins une base de connaissances ou un prompt, et au moins un service avec des horaires.
• « Un créneau réservé n'apparaît pas dans Google Agenda » — vérifiez que la connexion Google Calendar est active dans Canaux/Intégrations.
• « Mon client ne peut pas modifier son rendez-vous » — il peut répondre directement au bot sur WhatsApp, ou utiliser le lien de modification reçu par message.

Une question qui n'est pas couverte ici ? On vous répond.

Astuce : une fois connecté, le bouton d'aide (en bas à droite de votre tableau de bord) vous permet de nous écrire directement, avec le contexte de votre commerce.